Die eminente Bedeutung, die dem Reinigungsdienst als wertbildender Infrastrukturfunktion im betrieblichen Leistungskonzept zukommt, entlastet ihn keineswegs vom Diktat der Wirtschaftlichkeit. Eher im Gegenteil: Wie die Erfahrung zeigt, droht dem Qualitätsniveau interner Dienste auf Dauer kaum eine größere Gefahr als ineffiziente, mit überhöhten Kosten befrachtete Arbeitspraktiken. Um Sauberkeit qualitätssicher und wirtschaftlich zu erzeugen, kommt die konsequente Nutzung der „weichen“, weitgehend investitionsneutralen Ressourcen verstärkt zum Zuge.

Stichpunktartig stellt die nachstehende Merkliste vier Erfolgsmodule der organisatorisch-personellen Ebene vor.

Effizientes Führungssystem  Als unabdingbare Basis erstklassiger Performance bestätigen sich ergebnisorientierte, auf schnelle, zielsichere Maßnahmen ausgelegte Führungsstrukturen und -abläufe. Die Weichen zu organisatorischer Effizienz werden mit der rationellen Funktionsteilung zwischen Chefbüro und Kolonnenleitung gestellt. Großzügig sollten Dienst- und Fachaufsicht an kompetente Vorarbeiter delegiert werden, sonst bedrohen die objektnah lösbaren Probleme des Reinigungsalltags die Top-Ebene mit brisanten Zeitfallen. Chefsache sind:

• bedarfsorientierte Aktualisierung des Reinigungsplans,
• Entwicklung und Implementierung rationeller Arbeitspraktiken,
• Budgetierung des Mengen- und Wertgerüsts der Kosten,
• Abwicklung von Rationalisierungs- und Investitionsprojekten,
• Bewirtschaftung von Verbrauchsmaterialien und Zubehör,
• Stellenplanung, Personalverwaltung und Entgeltregelung,
• Kapazitätsdisposition für Personal und Equipment,
• Umsetzung gesetzlicher Vorschriften und Vertragsverwaltung.

Nachdrücklich empfiehlt sich, durch gelegentliche Führungsaudits kritisch zu prüfen, ob sämtliche Aufgaben zeitnah und sachgerecht gelöst werden – und wo ein Upgrading lohnt. Gegebenenfalls erfolgt eine Generalrevision des Managementsystems: Im Hinblick auf Best-Practice-Standards werden die Leitungsfunktionen neu definiert, nach Zeit- und Qualifikationsanspruch eingeschätzt und schließlich zu Tätigkeitsprofilen gebündelt, aus denen sich das passgenaue Organigramm mit den entsprechenden Stellen- und Funktionsplänen sowie adäquaten Informations-, Anweisungs- und Kontrollprozeduren ableitet.

Sauberkeit „leben“ Die mentale Disposition der Mitarbeiter im Kolonnendienst gewinnt auf der Agenda des Hygienemanagements zu Recht zunehmend Priorität. Vielfach bestätigte Erfahrungsregel: Nur wer den Nutzen exzellenter Sauberkeit von Grund auf verstanden hat, wird sich ihr vorbehaltlos und dauerhaft verpflichtet fühlen. Die komplexe und wechselvolle Thematik sollte durch Schaubilder und Merkblätter im Gemeinschaftsraum sowie bei Besprechungen und Fortbildungen immer wieder eindringlich ins Bewusstsein gerufen werden. Ob systematische Information und konsistentes Führungshandeln bestmöglich Achtsamkeit und Engagement der Mitarbeiter stimulieren, lässt sich anhand eines knappen Fragenkatalogs beurteilen:

• Werden sämtliche Sauberkeitsstandards dem Personal verständlich, handlungsorientiert und einprägsam kommuniziert?
• Sind sie durch objektive und plausible, optisch wahrnehmbare bzw. instrumentell nachweisbare Situationsmerkmale konkretisiert?
• Wird ihnen bereits auf der Präventionsstufe durch Verhaltensregeln und technische Vorkehrungen adäquat Rechnung getragen?
• Lassen sie sich dank ausreichender Kapazität und effizienter Organisation ohne Stress und physische Hochbelastung realisieren?
• Werden Reinigungsergebnisse mit angemessener Frequenz und Intensität kontrolliert, werden Mängel umgehend moniert und behoben?
• Kommt die Wertschätzung zuverlässig erbrachter, qualitätsgerechter Leistungen in förmlicher Anerkennung zum Ausdruck? 

Nur bei eindeutig positiver Beantwortung steht zu erwarten, dass sich die Kolonnenmitglieder loyal für erstklassige Reinigungsergebnisse einsetzen. In diese Richtung wirkt auch das Abteilungsleitbild: Es erläutert die Hygieneziele und begründet nachvollziehbar Aufgaben, Leistungsanforderungen und Verhaltensregeln im Reinigungsdienst, so dass jedem Einzelnen der Sinn der eigenen Arbeit und sein persönlicher Wertbeitrag bewusst werden.

Straffe Zeitwirtschaft  Da generell über 80 % der Reinigungskosten auf Hilfslöhne entfallen, verdient der sparsame Umgang mit dem Input-Faktor Arbeitszeit scharfes Augenmerk. Als hilfreich erweist sich ein zeitwirtschaftliches Instrumentarium, das insbesondere auf folgende Punkte abstellt: 

• Ausführungszeit (z. B. Abarbeitung der Reinigungsfläche),
• Rüstzeiten (z. B. In- und Außerbetriebnahme des Equipments), 
• Wegezeiten (Hin- und Rücktransfer von Gerät und Material),
• Beräumungszeiten (z. B. Versetzen von Inventar oder Lagergut),
• Magazinzeiten (z. B. Geräte-Wartung, Materialbestandspflege),
• Instruktionszeiten (z. B. Einsatzbesprechungen, Schulungen),
• Bürozeiten (administrative Funktionen für den Reinigungsdienst), 
• sonstige Zeiten (z. B. Besorgungsfahrten, Fachmessebesuche).

Anhand der vier erstgenannten Zeitarten werden die einzelnen Gewerke optimiert, während man über die vier letzteren die als Kostenfaktoren oftmals sträflich unterschätzten Sekundärfunktionen im Griff behält. Die Analyse der Ursachen und Einflussgrößen des Zeitverbrauchs zeigt Ersparnispotenziale auf und liefert den Orientierungsrahmen für organisatorische, personelle und technische Verbesserungen, die sich häufig investitonsneutral und kurzfristig realisieren lassen. Für die aufwendigsten und hochfrequenten Reinigungsarbeiten sollte man – etwa mithilfe des REFA-Schemas - Vorgabezeiten ermitteln, die bei regelmäßigen Audits auf Einhaltung geprüft werden. Zudem empfiehlt es sich, die Mitarbeiter für das Thema Zeitersparnis zu sensibilisieren und das interne Vorschlagswesen auf diesen Punkt zu konzentrieren.

Funktionelle Stellenprofile Intensive Mechanisierung und Digitalisierung im Dienste der Betriebshygiene dürfen nicht darüber hinwegtäuschen, dass Reinigungsergebnisse weitgehend dem menschlichen Einfluss unterliegen. Als Hauptschlüssel zu erstklassiger Personalproduktivität bei hoher Arbeitszufriedenheit gilt die Ausgestaltung der Stellenprofile. Konsequent tragen ganzheitliche, autonomie- und kompetenzorientierte Arbeitsplatzkonzepte dieser Tatsache Rechnung. Sie enthalten synergiestarke Arbeitspakete, ermöglichen die flexible Anspassung des Reinigungsprozesses an aktuelle Bedarfssituationen und entlasten das Management spürbar von Anweisungs- und Aufsichtsfunktionen. Je nach Typus und Ausstattung des Objekts kann das Tätigkeitsspektrum von Reinigungskäften folgende Module umfassen: 

• Inspektion zur Beurteilung des Verschmutzungszustands,
• Wahl von Verfahren, Reinigungsmitteln und Geräten,
• Bestimmung von Arbeitsablauf und Geräte-Einstelldaten, 
• Koordination innerhalb der Kolonne und mit den Werkern,
• Routinewartung und Störungsbeseitigung am Gerät,
• Teilnahme an Vorschlagswesen und Verbesserungsprozess, 
• praktische Einweisung neu eingestellter Reinigungskräfte. 

Konsequent umgesetzt trägt ein derart anspruchsvolles Pflichtenheft wesentlich dazu bei, Arbeitszeit und Sachressourcen zu sparen, die organisatorisch-technische Infrastruktur zu verschlanken sowie Rationalisierung und Innovation zu forcieren - vorausgesetzt, dass durch systematische Personalförderung (Einweisungsprogramme, Anpassungsqualifizierung) das fachliche Know-how und die praktischen Fähigkeiten anforderungsbezogen fortentwickelt werden. Diese Strategie fördert zugleich eine solide Dienstleistermentalität, die dem zukunftsfähigen Selbstverständnis der Reinigungsabteilung entspricht, als verlässliches Servicecenter für die Wertschöpfungsstrecke zu agieren.