Belegte Sandwiches und knackige Fertig-Salate – ultrafrische Produkte sind im Trend. Der Grund: Die Konsumenten haben wenig Zeit und sind angewiesen auf eine schnelle und kompakte Kost, die küchenfertig und sofort verzehrbereit ist. Die Frische, die den Konsumenten dabei erfreut und überzeugt, stellt den Handel aber zugleich vor eine enorme Herausforderung: Diese Lebensmittel aus den Kühlregalen der Supermärkte sind nur ein bis vier Tage haltbar. In diesem Zeitraum müssen sie produziert, gelagert, ausgeliefert und verzehrt werden.

Bereits 1935 gründete Toni Hilti die Scana Konservenfabrik AG in Schaan im Fürstentum Liechtenstein, wo die Hilcona AG auch heute noch ihren Hauptsitz hat. Inzwischen zählt der Arbeitgeber für rund 2.100 Mitarbeiter zu den modernsten und innovativsten Lebensmittelproduzenten in Europa. Mit 80 Jahren Erfahrung ist die Hilcona AG Marktführer im Bereich Frische-Convenience in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Für den Einzelhandel, die Gastronomie und den Impulsmarkt erzeugt Hilcona Produkte wie frische Pasta und Saucen, Tiefkühlkost, Fertiggerichte, Konserven sowie tagesfrische Sandwiches.
Die Hilcona AG war das erste Unternehmen in der Schweiz und Liechtenstein, das bereits 1984 frische Pasta industriell herstellte. Was wirtschaftlich das Erschließen eines völlig neuen Marktes bedeutete, stellte für den international tätigen Lebensmittelhersteller eine bedeutende logistische Herausforderung dar. Der Grund: Produk te wie frische Pasta sind nur etwa drei Wochen haltbar. Ultrafrische Produkte wie Fertigsalate besitzen sogar nur eine Haltbarkeit von ein bis vier Tagen und sind deshalb besonders sensibel im Handling. Die Prognose der Marktnachfrage sollte aber bei allen Produkten möglichst exakt erfolgen, um Ressourcenverschwendung zu vermeiden.

Täglich frischer Genuss

Um Hilconas Mission „Frischer Genuss für jeden Tag!“ für das gesamte Produktsortiment garantieren zu können, war eine Lösung gefragt, welche eine künstliche Planungsintelligenz entwickelt und dadurch die tagesaktuelle Prognosesicherheit erhöht. „Das größte Problem bei der Vorgängerlösung bestand für uns darin, dass es nicht möglich war, die Bedarfsmengen der Kunden und die Meldungen vom Markt tagesgenau zu erfassen. Dies führte dazu, dass unser gesamtes Produktsortiment nicht mit einer Softwarelösung geplant werden konnte“, sagt Helmut Maurer aus dem Demand Management bei Hilcona. Das Unternehmen suchte dafür nach einer geeigneten Planungssoftware. „Wir haben uns über verschiedene Anbieter informiert und eine Matrix als Entscheidungsgrundlage erstellt: Inform lag bereits hier weit vorne – nachdem wir Add*one von Inform dann noch im Einsatz bei einer anderen Firma gesehen haben, war uns klar, dass es auch für uns die richtige Lösung ist“, erklärt Maurer. „Im Vergleich zu anderen Anbietern ist das Programm technologisch auf dem besten Stand. Außerdem bewegt sich Inform mit ihren Lösungen im internationalen Umfeld – das hat uns sofort überzeugt.“

Implementierung und flexible Bedienung

Seit Oktober 2014 läuft die Absatzplanung bei Hilcona nun mit Add*one, das als intelligentes Add-on-System das vorhandene ERP-System ergänzt. Um einen sauberen Übergang zu gewährleisten, hatte Hilcona einen Implementierungszeitraum von neun Monaten vorgesehen. Die Beschaffung der Hardware, die Definition der einzelnen Schnittstellen sowie der Datenimport und -export, wurde während einer sechsmonatigen Phase in einer engen und intensiven Zusammenarbeit mit Inform und dem IT-Bereich von Hilcona umgesetzt. In den darauf folgenden drei Monaten mussten noch Anpassungen an das Hilcona-Umfeld vorgenommen werden. „Im Ablaufplan des Implementierungsprozesses kam es zu keinerlei Verzögerungen und Add*one traf von vornherein auf Begeisterung. Was für uns genauso wichtig war: Das zuvor festgelegte finanzielle Budget wurde problemlos eingehalten.“ Zudem überzeugten die grafische Oberfläche und die Benutzerfreundlichkeit der Software. Etwa 30 Mitarbeiter arbeiten bei Hilcona mit Add*one – dabei ist es jedem Benutzer möglich, eine individuelle Oberfläche einzurichten. Die intuitive Bedienbarkeit ermöglicht es, dass Mitarbeiter ihre Werte separat beobachten können.
In einem weiteren Schritt ist die selbständige Erfassung von Aktionen geplant. So kommen die Produktdaten, die vom Demand Planning täglich in das System eingepflegt werden, genau dort an, wo sie benötigt werden. „Die Absatzplanung wird dadurch transparent: Unsere Mitarbeiter erhalten alle Prognosen und Informationen, die für sie wichtig sind“, berichtet Maurer. Da die Daten zu den Abverkäufen jedes einzelnen Kunden in Add*one eingespielt werden, bietet das Add-one-System eine optimale Vergleichsmöglichkeit. Mitarbeiter mit Berechtigung können über jeden Computer innerhalb der Firma via Webbrowser auf Add*one zugreifen. Die Werte, die im Laufe des Tages in das Tool eingespeist werden, werden automatisch übertragen und in andere Informationstypen, wie z. B. Stücklistenauflösungen und Arbeitspläne, umgewandelt.

Prognosegenauigkeit garantiert Frische

Durch die Add*one Absatzplanung wird nun erstmals bei Hilcona auch die Frischerelevanz berücksichtigt. Mit Hilfe der Software gelingt ein reibungsloser Datenaustausch zwischen dem Informationsfluss des Marktes und der Absatzplanung. Aufgrund der laufenden Neuentwicklung von Produkten ist dieser Prozess besonders wichtig. So können nun auch saisonale Schwankungen sowie generelle Veränderungen bei der Produktauswahl durch den Kunden in die Berechnung mit einbezogen werden. Besonders deutlich spürt man die Verbesserungen in der Tagesplanung, welche mit dem Einsatz der neuen Software einhergehen. „Wir haben jetzt ein feineres Raster für eine ganzheitliche Planung.“

Das Projekt auf einen Blick:

• Automatisierung der rollierenden Absatzplanung für Herstellung und Auslieferung aller Produkte bei Hilcona, Marktführer im Bereich Frische-Convenience in Deutschland, Österreich und der Schweiz,
• Besonderheit: das Handling frischer und ultrafrischer Produkte inklusive tagesaktueller Planung,
• detaillierte Analysen zu gegenwärtigen und zukünftigen Entwicklungen, z.B. bei Ist-Verkäufen,
• Auftragseingängen oder Lieferterminen,
• Entscheidungshilfe für die Absatzplanung.

Ergebnisse:

• selbstständige Kontrolle und Ermöglichung einer tagesgenauen Absatzplanung,
• exakte Darstellung des Planungsprozesses,
• individuell einstellbare und nutzbare Bedienoberfläche,
• problemlose Anbindung an bestehende ERPSoftware.

Optimierungspotenzial erkannt

Momentan wird über den Einsatz der Lösung am zweiten Produktionsstandort in Orbe nachgedacht, an dem Pizza und Sandwiches hergestellt werden. Trotz der Tatsache, dass bei Hilcona die Nachfrageplanung traditionell zentral abläuft, hat man erkannt, dass durch die genauen Produktprognosen von Add*one auch weitere Standorte entscheidende Vorteile erzielen können. „Wir würden uns ohne Kompromisse jederzeit wieder für Inform entscheiden. Die Zusammenarbeit war wirklich optimal, speziell mit der Projektleitung. Man erlebt hier das Gefühl einer echten Partnerschaft. Die Projektverantwortlichen sind auf unsere Wünsche und Anliegen eingegangen, haben ihre Vorschläge eingebracht und versucht, dass wir das Optimum von dem erhalten, was wir wollten“, ergänzen Britta Artelt und Markus A. Bösch, Demand Management, abschließend.

Add*one Absatzplanung
Add*one Absatzplanung ist ein intelligentes Add-on-System, das vorhandene ERP-Systeme um zuverlässige Absatzprognosen, individuell-konfigurierbare Ausnahmemeldungen und ein aussagekräftiges Controlling ergänzt. Die Software liefert Anwendern anhand übersichtlicher Grafiken und Diagramme wertvolle Entscheidungshilfen und maximale Transparenz. Dadurch unterstützt Add*one Absatzplanung Planer und Manager dabei, bessere absatzplanerische Entscheidungen mit geringeren Risiken zu treffen.