Auf Markttrends schnell reagieren, Profitabilität optimieren, Erfolg planen und messbar machen – wie wohl jeder Spirituosenhersteller benötigt auch die Brown-Forman Deutschland GmbH dafür eine leistungsfähige Business-Intelligence-Lösung. Der Anbieter von traditionsreichen Marken wie Jack Daniel‘s, Finlandia Vodka und Woodford Reserve setzt dafür auf Infor BI.

Geschäftssteuerung bei Brown-Forman

Brown-Forman beschäftigt in Deutschland rund 100 Mitarbeiter. Seit 2010 wird das Geschäft mit einer eigenen Vertriebsniederlassung vorangetrieben. Zuvor lief der Vertrieb – wie beim amerikanischen Mutterkonzern – über einen Distributeur. In den USA ist Spirituosenherstellern der direkte Verkauf an den Handel untersagt. Das deutsche Geschäftsmodell unterscheidet sich entsprechend deutlich, weshalb andere Detailinformationen zur Geschäftssteuerung notwendig sind. Das deutsche Controlling-Team von Brown-Forman nutzte in den ersten Jahren ergänzend zu den globalen Systemen selbstentwickelte Individuallösungen. Die Daten wurden aus verschiedenen Quellen in Excel-Dateien zusammengefasst, welche zu konsolidieren und abzugleichen waren. Lars Braun, Controller bei Brown-Forman, erinnert sich: „Gerade die Konsolidierung hat uns viel Zeit gekostet.“

Immer stärker stieg der Bedarf nach einem BI-System, welches vollumfänglich die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abbilden kann. Mit einer solchen Lösung wollte das Unternehmen vor allem seine Vertriebsaktivitäten besser steuern. „Wir hatten das ambitionierte Ziel, jegliche kundenrelevante Planinformation in wenigen Minuten verfügbar zu machen“, berichtet Braun. Der Spirituosenspezialist versprach sich von der Lösung eine verlässliche Planbasis als Grundlage für detailliertere Einblicke in die Erträge von Kunden, Produkten und Verkaufsaktionen.

Die Entscheidung für Infor BI

Nach einer umfangreichen Recherche im Bereich der verschiedenen BI-Systeme entschied sich Brown-Forman für BI von Infor. „Vor allem mit Blick auf die Anpassbarkeit an unsere Anforderungen hat uns diese Lösung am meisten überzeugt“, berichtet Lars Braun. Infor implementierte seine BI-Lösung mit Hilfe der Infor-Deployment-Methode, die bei allen Projekten des Unternehmens zum Einsatz kommt. Infor Consulting Services bietet für die Durchführung derartiger Projekte von der schlüsselfertigen Lösung bis zur Implementierungspartnerschaft mit Wissenstransfer sämtliche Kombinationsmöglichkeiten an. „Wir stimmen, wie auch bei Brown-Forman der Fall, jeden Prozess individuell auf den Kunden ab“, berichtet Timo Navratil, der die Implementierung begleitete. „Unser Ziel ist es dabei immer, dass der Kunde mit zunehmendem Fortschritt in immer mehr Bereichen selbst Anpassungen vornehmen kann, ohne dabei auf fremde Hilfe angewiesen zu sein.“ Die grundlegende systemische Implementierung verlief reibungslos innerhalb der relativ kurzen Zeit von zweieinhalb Monaten. Dabei wurden sowohl Schnittstellen zu SAP/R3 geschaffen als auch ergänzende Informationen aus externen Quellen hinzugefügt, um ein gesamtheitliches Datenmodell aufzubauen.

Detaillierte Kennzahlen und Forecasts

Heute sehen die Prozesse der Planung bei Brown-Forman folgendermaßen aus: Die verantwortlichen Key-Account-Manager tragen selbst den geplanten Absatz für die kommenden Perioden in eine Planungsmaske ein. Mithilfe von Handelskonditionen und Produktionskosten, die sich in Infor BI hinterlegen lassen, ist eine Ergebnisrechnung bis zum Rohertrag abbildbar. Filter ermöglichen es, verschiedene Kennzahlen bis ins Detail nachzuvollziehen – wie etwa Absatz oder Margen von Jack Daniel‘s Tennessee Whiskey in verschiedenen Flaschengrößen, sortiert nach Kunden, Regionen oder Zeiträumen. Überzeugend ist Infor BI ebenso bei den Forecast-Berechnungen für zukünftige Perioden. Durch die Eingabe weiterer Parameter, wie zum Beispiel Investments für sinnvolle zusätzliche Maßnahmen, lassen sich Profitabilitätsbetrachtungen direkt im System abbilden.

Anpassungen selbst vornehmen

„Das System kann auch nach der Implementierung sehr flexibel angepasst werden. Dank der vorherigen umfangreichen Trainings durch Infor bin ich in der Lage, Änderungen in Berichten oder Daten selbst zu implementieren“, erklärt Lars Braun. Auch in puncto Gesamtperformance ist Brown-Forman mit dem neuen BI-System ausgesprochen zufrieden. „Früher wurde zunächst einmal über die Datenlage diskutiert und es mussten Zahlen langwierig validiert werden“, berichtet Lars Braun. „Heute können wir das Datenmaterial für den Plan des kommenden Geschäftsjahres innerhalb von wenigen Tagen zusammenstellen. Wir reden auf Basis der aktuellen Informationen nun direkt über das Geschäft und treffen dadurch schneller fundierte Entscheidungen.“