Traditionelle Mittelständler*innen gelten nicht unbedingt als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Dass dies auch anders aussehen kann, beweist Ritter Sport. Der Hersteller der Kult-Schokolade in der unverkennbaren quadratischen Verpackung setzt auf eine moderne Unternehmensführung. Deswegen nutzt das Unternehmen seit einiger Zeit die digitale Task-Management-Software Meistertask.

Zettelwirtschaft, Post-Its und Whiteboards: Lange Zeit vertraute man bei Ritter Sport für die Vorbereitung und Dokumentation von Meetings auf analoge Tools. Doch weil diese Arbeitsweise zunehmend für Unklarheiten und Chaos im Team sorgte und alles andere als praktisch war, beschloss der Schokoladenhersteller Ende 2019 sich von diesem veralteten Prozedere zu verabschieden. Es musste eine digitale Lösung her, die Aufgaben- und Projektstände übersichtlich abbildet. „Wir hatten klare Vorstellungen, was die Software alles können muss. Uns ging es nicht allein um Funktionen, sondern auch die Verwendung und die Akzeptanz durch unsere rund 500 Mitarbeiter*innen in der Verwaltung stand im Vordergrund”, sagt Torsten Schlegel, Prozesskoordinator bei Ritter Sport. Zudem sollte die Software ohne zeitaufwändige Schulungen nutzbar sein.

Der Wunsch, die interne Zusammenarbeit zu verbessern, kommt dabei nicht von ungefähr: Bei Ritter Sport spielt Lean-Management nämlich eine sehr große Rolle. Entsprechende Methoden sind bereits seit 2006 fest im Betrieb verankert. Dazu wurden alle Mitarbeitenden in einer kurzen Schulung durch eine externe Unternehmensberatung abgeholt. Im Anschluss wurden über 80 Lean-Projekte durchgeführt. Selbst ohne externe Berater*innen ist Lean-Management inzwischen bei sehr vielen Ritter Sport-Mitarbeitenden präsent – von der Produktionsanlage bis zur Geschäftsführung. Selbst ein eigenes Ausbildungskonzept hat das Traditionsunternehmen dafür erstellt. Das Ergebnis: Über 250 Mitarbeitende aus verschiedensten Bereichen haben anschließend ihr eigenes Lean-Projekt umgesetzt.

Komplexität bremst den internen Erfolg neuer Softwarelösungen
Aufgrund dieser vielfältigen Erfahrungen weiß Torsten Schlegel, dass Einfachheit und Verständlichkeit zentrale Schlüssel für die erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie sind. Denn erfahrungsgemäß haben Teams kein großes Interesse an komplexen Softwarelösungen, in die man sich lange einarbeiten muss. Ein wichtiger Punkt, wenn man bedenkt, dass laut einer Studie der Marktforschungsplattform Appinio, die im Auftrag von Meistertask durchgeführt wurde, nur 18 % der Befragten nach dem verstärkten Einsatz während der Covid-19-Krise künftig auf digitale Task-Management-Tools verzichten will.

Neben der Einfachheit und Verständlichkeit sind außerdem die enthaltenen Features bei einer Unternehmenssoftware von zentraler Bedeutung. Hier stellt sich die Frage, ob die Softwarelösung im gesamten Unternehmen genutzt werden soll oder nur ausgewählte Firmenbereiche durch ein Tool unterstützt werden. In der Realität werden Unternehmen nämlich häufig von vielfältigen Funktions-Sets mancher Multifunktionstools verführt, die im Endeffekt jedoch wenig Nutzen bringen, da sie nicht den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen entsprechen. Für kleine Teams, bei denen jeder eine ganze Bandbreite an Aufgaben übernimmt, ist ein All-in-one-Tool möglicherweise eine geeignete Option. Wenn jedoch Spezialist*innen für ganz bestimmte Aufgaben eingestellt wurden, sollte auch ein entsprechend spezialisiertes Tool ausgewählt werden, das die spezifischen Anforderungen am besten abdeckt.

Intuitive Benutzer­oberfläche ohne Installationshürden
Nachdem Ritter Sport verschiedene Programme ausprobierte, entdeckte die IT-Abteilung Anfang 2020 Meistertask und die Testphase begann. Erst dieses Tool deckte alle Anforderungen ab. Hilfreich bei der Einführung war, dass die Mitarbeiter*innen ohne Installation direkt mit dem Task-Management-Tool loslegen konnten, da es von überall aus verfügbar ist, sei es im klassischen Browser, oder in der App auf dem Tablet oder Smartphone. „Dank einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche finden sich die Mitarbeiter*innen leicht in dem Tool zurecht – egal, ob sie technikaffin sind oder nicht”, bestätigt Torsten Schlegel.

Zunächst wurde die Software vor allem zur Selbstorganisation verwendet. Nach und nach schauten sich die Mitarbeiter*innen die Nutzung des Tools bei Skype- oder MS-Teams-Meetings voneinander ab und setzen zunehmend mehr Ideen durch die weiteren Funktionen der Lösung um. Wenn nämlich Kolleg*innen erfolgreich mit einer Technologie arbeiten, weckt dies die Neugierde, das neue Tool ebenfalls auszuprobieren. Dieser Schneeballeffekt erhöht erfahrungsgemäß die Chancen, dass eine neue IT-Lösung akzeptiert und genutzt wird. Bereits innerhalb des Testzeitraums wurde das Aufgabenmanagement-Tool intern so gut angenommen und war dann bereits so stark im Einsatz, dass das Traditionsunternehmen dauerhafte Lizenzen erwarb und unternehmensweit in die Prozesse integrierte.

Transparenter Austausch und besserer Überblick
Ein weiterer Vorteil des Management-Tools ist, dass die Lösung zu einem transparenten Austausch zwischen allen teilnehmenden Mitarbeitenden beitragen kann. So wird es bei Ritter Sport ganz unterschiedlich eingesetzt – von der persönlichen To-do-Liste bis zum Feinplanungstool für einzelne Projekte und Aufgaben. Die Mitarbeitenden nutzen Meistertask zudem für die Steuerung und Koordination von Abteilungsprojekten, als Grundlage für die Montags-Besprechungen, für Meetings mit dem Verkaufsmanagement und vieles mehr. In den Sitzungen berichtet jedes Teammitglied über aktuelle Aufgaben und Fortschritte. Dabei lässt sich jede Aufgabe einer verantwortlichen Person zuteilen, was die Zusammenarbeit effizienter macht. Projektleiter*innen haben somit einen besseren Überblick und können sich auch Berichte über Projektstände ziehen. Arbeitspakete werden den entsprechenden Mitarbeiter*innen zugewiesen und alle aufgabenbezogenen Informationen sind in der Aufgabe selbst hinterlegt. Meistertask ermöglicht somit eine saubere Dokumentation: Aufgaben werden nicht mehr vergessen, und bei Projekten gehen keine Informationen verloren.

Enger interner Austausch auch in Zeiten von Remote Work
Dass Nachvollziehbarkeit und Archivierung sowie das Organisieren der Arbeit mehr als nur „nützlich” sind, haben insbesondere die vergangenen Monate gezeigt. Wie bei vielen Unternehmen stieg auch bei Ritter Sport das Homeoffice-Aufkommen in diesem Zeitraum deutlich. Die interne Kommunikation aufrecht und effizient zu halten war besonders im letzten Jahr somit umso wichtiger. Schließlich entfällt der Smalltalk auf dem Büroflur oder beim gemeinsamen Kaffee in der Küche – Wege, über den normalerweise die meisten Informationen verlässlich in kurzer Zeit an jede und jeden herangetragen werden. Umso entscheidender ist es, die Kolleg*innen trotzdem über interne Prozesse, neue Regelungen und Entscheidungen informiert zu halten und die Kommunikation untereinander zu fördern.

Hier konnte sich Meistertask beweisen und zu einem transparenten Austausch beitragen: Da die Aufgaben kontinuierlich verwaltet werden, sind Ressourcen und Informationen stets aktuell und von überall aus abrufbar. „Die Entscheidung für Meistertask hat sich insbesondere in Zeiten von Remote Work und Homeoffice als richtig erwiesen. Denn in dem Task-Management-Tool lassen sich Projekte mit allen Kolleg*innen teilen, wodurch das Team einen viel besseren Zugang zu Informationen hat. Meistertask hat seit der Einführung somit nicht nur wesentlich zur digitalen Transformation unseres Unternehmens beigetragen, sondern auch für eine deutliche Produktivitätssteigerung unserer Teams gesorgt”, bestätigt der erfahrene Prozesskoordinator.