In fast allen Industriezweigen ist die Verwendung von Gefahrenstoffen fester Bestandteil der alltäglichen Arbeit. Kompetentes Gefahrstoffmanagement ist in diesem Zusammenhang für jeden Betrieb unerlässlich, denn bereits kleine Schwachstellen, können katastrophale Folgen haben. Schon veraltete Prozesse oder überholte Betriebsanweisungen haben in der Vergangenheit dazu geführt, dass Mitarbeitende in Gefahr gerieten oder die Umwelt durch Austritte von Gefahrstoffen belastet wurde. Wie aber behalten Unternehmen bei all den Arbeits- und Gefahrstoffen den Überblick? Warum es sinnvoll ist, dafür auf eine zentrale Management-Software zurückzugreifen, zeigt das Beispiel der DMK Group. 

Die größte deutsche Molkereigenossenschaft verarbeitet mit rund 7.500 Mitarbeitern an mehr als 20 Standorten in Deutschland, den Niederlanden und weiteren internationalen Hubs Milch zu Lebensmitteln höchster Qualität. Das Produktportfolio reicht von Käse, Molkereiprodukten und Ingredients über Babynahrung, Eis und Molkenprodukte bis hin zu veganen Produkten. Marken wie Milram, Oldenburger, Uniekaas, Alete und Humana genießen bei Verbrauchern im In- und Ausland großes Vertrauen und machen das Unternehmen zur festen Größe in seinen Heimat- und ausgewählten Zielmärkten rund um den Globus. Als einer der größten Lieferanten des deutschen Lebensmitteleinzelhandels und mit einem Umsatz von 5,5 Mrd. € gehört die DMK Group europaweit zu den führenden Unternehmen der Milchwirtschaft. 

Ein verantwortungsbewusster und nachhaltiger Umgang mit der Umwelt, die Sicherheit der Mitarbeitenden und die gleichbleibend hohe Qualität der Produkte stehen für die DMK Group im gesamten Produktionszyklus an oberster Stelle. Dazu zählen natürlich auch die kontinuierliche Verbesserung des betrieblichen Umwelt- und Arbeitsschutzes sowie das Gefahrstoffmanagement und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. 

Neue digitale Wege für mehr Arbeitsschutz und besseres Gefahrstoffmanagement

Bis 2012 erfolgte das gesamte Gefahrstoffmanagement noch auf Basis von Papier, Aktenordnern und Excel-Tabellen. Damit mussten auch die aktuellen Dokumente für den externen Auditor mussten mühselig zusammengetragen werden. Spätestens mit dem Zusammenschluss von Humana Milchindustrie und Nordmilch zur jetzigen DMK Group stand endgültig fest, dass die bisherigen Methoden überholt und in Anbetracht der heutigen Herausforderungen digitalisiert werden mussten.

„Vor uns lag die Aufgabe, die Gefahrstoffkataster unserer Standorte zentral zusammenzuführen und zu vereinheitlichen. Die Listenflut, die durch die zahlreichen Excel-Dateien verschiedenster Standorte entstand sollte dabei beseitigt und durch ein digitales Kataster ersetzt werden“, erinnert sich Torsten Gutowski, zentrale Fachkraft für Arbeitssicherheit und Gefahrgutbeauftragter bei DMK. Um die passende Lösung zu finden, besuchte er die Leitmesse für Arbeitssicherheit A+A in Düsseldorf. Unter den Ausstellern war auch Quentic, einer der führenden Anbieter für Software as a Service in den Bereichen Health, Safety, Environment, Quality- (HSEQ-) und Environmental Social Governance- (ESG) Management. Nach ersten Einblicken in die Funktionen und einem ausführlichen Vergleich mit anderen Anbietern entschied sich DMK dafür, die Software-Lösung von Quentic im Juni 2012 einzuführen.

Der Übergang zum digitalen Gefahrstoffmanagement

Für die Einführung von Quentic mussten zunächst sämtliche Arbeits- und Gefahrstoffe der DMK Group in die Software überführt werden. Hierzu glich Gutowski die vorhandenen Excel-Listen ab. Zudem entschied er in enger Abstimmung mit den einzelnen Standorten, welche Informationen künftig für die Arbeit essentiell sein würden und fügte diese in das System ein. Heute verwaltet die DMK Group in in Quentic all ihre Arbeits- und Gefahrstoffe.

„Früher konnten wir nicht annähernd so viele Informationen im Gefahrstoffmanagement erfassen, wie heute. Mittlerweile wollen alle die Daten in Quentic hinterlegen, weil es bequem, einfach und übersichtlich ist. Alle Informationen sind zentral gespeichert und leicht zu finden – wie in einer raffinierten Online-Mediathek“, verrät Gutowski. 

Umgang mit Gefahrstoffen in der Praxis

Jeder Gefahrstoff bei der DMK Group ist im Gefahrstoffkataster mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpft: Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen und National Sanitation Foundation-(NSF-) Zertifikate. Bis zu sieben Dokumente sind in der Regel einem Stoff zugeordnet. Insgesamt werden über 12.000 Dokumente digital bereitgestellt. Einige Stoffe werden vom Ausschuss für Gefahrstoffe (AGS), durch die REACH-Verordnung (Registra­tion, Evaluation, Authorisation and Restriction of ­Chemicals) oder von der Europäische Chemikalien­agentur (ECHA) immer wieder neu bewertet. In solch einem Fall kann DMK den betroffenen Stoff dank Quentic einfach filtern und sofort auf die Neuerungen reagieren. 

Die einheitliche Datenbasis in der HSEQ-Software bringt viele zeitliche und organisatorische Vorteile. Neue Betriebsanweisungen können einfach erstellt und Sicherheitsdatenblätter unkompliziert aktualisiert werden. Jeder Standort beschäftigt eine eigene Fachkraft für Arbeits­sicherheit sowie einen Umwelt- und einen Gefahrstoffbeauftragten. Die Gefahrstoffbeauftragten erhalten aktuelle Dokumente und müssen diese nicht wie früher selbst für den eigenen Standort aktualisieren.

Wenn Torsten Gutowski zentral eine Änderung an einer Betriebsanweisung in Quentic vornimmt, kann er die Gefahrstoffbeauftragten in den einzelnen Werken direkt per E-Mail-Benachrichtigung darüber informieren. Sie prüfen dann die neuen Informationen und Abläufe und tauschen die ausgedruckte Version vor Ort aus. Auch die Gefahrstofflagerung überwacht DMK mit Quentic genau. Die Lager des Molkereiunternehmens werden mittels einer Ampelfunktion kon­trolliert und Gefahrstoffschränke als Lagerorte in Quentic angelegt. Wird versucht, einen Gefahrstoff an einem Lagerort anzulegen, der mit der jeweiligen Lagerklasse nach TRGS (Technische Regeln für Gefahrstoffe) nicht kompatibel ist, löst das System eine Warnung aus. Falsche Zusammenlagerungen sind somit ausgeschlossen.

Arbeitsschutz auf dem neuesten Stand

Der Umgang mit Gefahrstoffen ist in Laboren nicht immer vermeidbar. Beschäftigte müssen daher immer alle relevanten Sicherheitsvorkehrungen kennen und entsprechend einhalten. Hierzu gehört das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) genauso wie das Arbeiten im Abzug. Dank Quentic haben Beschäftigte immer alle Informa­tionen zu Schutzmaßnahmen zur Hand. 

Arbeits- und Umweltschutz sind bei DMK fest in der unternehmerischen DNA verankert. So hat das Unternehmen einige Gefahrstoffe identifiziert, die aufgrund von negativen Auswirkungen auf die Gesundheit oder das Klima nicht verwendet werden dürfen. „Solche Stoffe kann ich zentral in Quentic managen. Ich schaue mir regelmäßig alle Sicherheitsdatenblätter an. Finde ich einen von uns gesperrten Inhaltsstoff, dann löse ich im System sofort einen Warnhinweis aus“, erklärt Gutowski.

Prozesse werden transparenter

Insgesamt hat die Software-Lösung von Quentic in den vergangenen Jahren dafür gesorgt, dass viele Prozesse transparenter geworden sind. Mitarbeitende können vor dem Kauf eines neuen Stoffes jederzeit prüfen, ob er in einem anderen Werk verwendet wird. Per Filter lässt er sich in der Gefahrstoffübersicht von Quentic sekundenschnell finden – inklusive aller Informationen zu Eigenschaften und Einsatzbereichen. 

Einfachere Audits sparen Zeit

Für die DMK Group spielen die mehrmals jährlich anstehenden Auditierungen der verschiedenen Standorte eine große Rolle. Sie werden von Kunden, Zertifizierungsgesellschaften – wie DQS – oder auch von internen Beauftragten durchgeführt. Das Unternehmen betrachtet die Umweltauswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette und konnte bereits für alle Standorte Zertifizierungen nach ISO 14001 (Umweltmanagementsystem) erlangen. Zudem sind sämtliche Standorte nach ISO 50001 (Energie­managementsystem) zertifiziert. 

Torsten Gutowski begleitet externe Audits und führt eigenständig interne Umweltaudits und Gefahrgutkontrollen durch. Die Software von Quentic ermöglicht ihm, Lagermengen und Lagerorte von Arbeits- und Gefahrstoffen direkt im System zu dokumentieren. Ebenso kann er alle Stoffe nach Wassergefährdungsklassen sortieren, um zu prüfen, wo welcher Gefahrstoff gelagert ist, damit dieser nicht in die Umwelt gelangen kann. 

Fazit

Die Einführung der HSEQ-Software Quentic hat den Umgang mit Arbeits- und Gefahrstoffen in der gesamten DMK Group nachhaltig erleichtert. Zehn Jahre nach der Einführung der Software haben die  Arbeits- und Gefahrstoffe eine neue digitale Heimat gefunden. Sie können nun mühelos verwaltet werden und Neuerungen lassen sich schnell einarbeiten und standortübergreifend updaten. Die gesamten Prozesse rund um Arbeits- und Gefahrstoffe sind transparenter und der Umgang mit ihnen in der Praxis deutlich vereinfacht worden. Durch den Wegfall bürokratisch komplizierter und fehleranfälliger Papier- und Excel-Arbeit haben Mitarbeitende mehr Zeit, sich auf Wesentliches zu konzentrieren und sind beim Umgang mit Gefahrstoffen auf der sicheren Seite. 

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Gut zu wissen

Mit dem jüngsten Release der Software gibt es eine zusätzliche Arbeitserleichterung für Unternehmen, die wie die DMK Group aus ihren losen Blattsammlungen eine digitales Gefahrstoff-Kataster in Quentic machen wollen. Mit der Funktion „SDS Extract“ werden allein durch das Hochladen von Sicherheitsdatenblättern die enthaltenen Stoff-Beschreibungen automatisch ausgelesen und in Form von neuen Gefahrstoff-Datensätzen in Quentic angelegt, inklusive der allgemeinen Betriebsanweisung. Auch Aufgaben im Sicherheitsdatenblatt-Management, wie die Recherche und regelmäßige Aktualisierung von Gefahrstoff-Daten, können über die Quentic Software automatisch erfolgen.

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