https://soti.de/Essmann‘s Backstube hat mit SOTI Snap (SOTI: Soft Object Technologies Incorporated) über 70 verschiedene Geschäftsprozesse in den Bereichen Auftrags-, Filial- und Personalmanagement sowie der internen Kommunikation digitalisiert und automatisiert. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, Hygienevorschriften, die Bestellung von Werbeartikeln, die Einsicht in das Lagerbuch, die Bestellung von Preisschildern sowie die Mitarbeiterkommunikation.

Essmann‘s Backstube, eine 1845 gegründete Handwerksbäckerei mit knapp 900 Mitarbeitern, bietet in 67 Filialen ein vielfältiges, den aktuellen Trends angepasstes Sortiment aus Brot- und Konditoreiwaren, Snacks und Kaffeespezialitäten sowie Bio-Produkten an.

Dezentrale analoge Prozesse 

Da Essmann‘s Backstube dezentral arbeitet, musste die interne Kommunikation optimiert werden. Das Unternehmen wollte die Fax-, Telefon- und Papierprozesse in der Zentrale und den 67 Filialen in eine digitalisierte Betriebsstruktur transformieren. Für die Umsetzung wurde der IT-Dienstleister NCC Guttermann , ein Mitglied der Compass Gruppe, hinzugezogen. Das inhabergeführte Familienunternehmen bietet seit über 25 Jahren Beratung und Services für innovative IT-Systeme und Software-Konzepte an und war der ideale Planungs- und Umsetzungspartner für die Implementierung von SOTI Snap.

„Wir planen und führen Projekte dieser Art für kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich seit vielen Jahren gemeinsam mit SOTI durch. Die Implementierung von SOTI Snap bei Essmann‘s Backstube war ein Musterbeispiel für eine kooperative und rundum gelungene Umsetzung aller definierten Ziele“, betont Thorsten Konrad, Leiter Vertrieb und Projektmanagement bei NCC Guttermann. „Die Zufriedenheit unserer Kunden und die Tatsache, dass sie uns auch bei Updates und weiteren Implementierungswünschen zu Rate ziehen, ist für uns das größte Lob.“

Um den hohen internen und externen Anforderungen gerecht zu werden, wurden bei Essmann‘s Backstube viele Formulare entwickelt und alle Abläufe durch diese sowie Checklisten und Protokolle gesteuert, z. B. müssen Temperatur- und Reinigungsprotokolle detailliert vor Ort erfasst werden und später leicht abrufbar sein. Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter ist eine Herausforderung, da diese zeitaufwändig ist und durch immer wiederkehrende Rückfragen an anderer Stelle Ressourcen verloren gehen.

Apps für die mobile Verwaltung 

Das Team begann die Einführung mit einem zweitägigen Workshop. In diesem wurden Prozessabläufe identifiziert und evaluiert sowie entsprechende Formulare erstellt. Anschließend legte man betriebliche Prioritäten fest und kategorisierte diese. Ziel war es, der gesamten Belegschaft ein Verständnis für kritische Prozesse sowie einfache Routinen zu vermitteln. Letztlich wurden viele papierbasierten Prozesse mit SOTI Snap in Apps transformiert und der Betrieb damit digitalisiert. Fünf Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen – Filialbetreuung, Management, IT und Vertriebsleitung – wurden einbezogen, um den restlichen Mitarbeitern den Einsatz neuer Technologien näherzubringen.

 Die Auswirkungen von SOTI auf den digitalen Betrieb von Essmann‘s Backstube sind immens. Der gesamte Geschäftsbetrieb läuft nun effizienter ab und die Filialmitarbeiter haben eine digitale Verbindung zu den Prozessen in der Zentrale. Ausgestattet mit Tablets, können sie durch den Einsatz der Apps, die mit SOTI Snap entwickelt wurden, ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und ihre Produktivität steigern. Zudem sind nun auch externe Systeme wie der Online-Shop miteinander verbunden und können über die unternehmenseigenen Tablets aufgerufen werden.

„Mit SOTI genießen wir volle Flexibilität bei der Umsetzung unserer Digitalisierungsstrategie”, kommentiert Marek Helfer, Leiter Rechnungswesen bei Essmann’s Backstube. „SOTI ermöglicht uns eine deutliche Arbeitserleichterung in unseren Filialen und bietet gleichzeitig eine hohe Prozesssicherheit. Durch die Anbindung der bestehenden Systeme konnten wir die Effizienz steigern und unsere Compliance-Risiken reduzieren.”

„Essmann‘s Backstube hat mit SOTI Snap in kürzester Zeit eine Vielzahl maßgeschneiderter, unternehmensspezifischer Apps erstellt, um vormals papierlastige Prozesse zu rationalisieren und ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit zu sparen“, so Stefan Mennecke, VP of Sales, Central, Eastern and Southern Europe bei SOTI. „In einem Unternehmen, dass großen Wert auf den Kundenservice legt, werden die entsprechenden Mitarbeiter sehr schnell von zeitintensiven, repetitiven Tätigkeiten befreit, wenn diese durch SOTI Snap digitalisiert werden.“