Vielfältige frisch erzeugte und verarbeitete Produkte, lange Lieferketten und internationale Geschäftsbeziehungen: Die Lebensmittelindustrie ist komplex mit vielen verschiedenen Beteiligten, wie z. B. Geschäftspartnern bei Erzeugern, Lieferanten, Zwischenhändlern und Kunden. Sie alle unterliegen der Pflicht zur Sanktionslistenprüfung, die effektiv und rechtskonform erfolgen muss. Das lässt sich in Zeiten des dynamischen Wandels nur noch mit einer performanten Software erledigen.

Die Lebensmittelindustrie gehört zu den wichtigsten Industriezweigen Deutschlands und ist, gemessen an Umsatz und Anzahl der Beschäftigten, führend in Europa: Über 600.000 Menschen arbeiten in Deutschland in der Lebensmittel­industrie, Deutschland ist weltweit der drittgrößte Lebensmittelexporteur. 2022 machte die deutsche Lebensmittelindustrie einen Umsatz von rund 218,5 Mrd. €. Wichtige Bereiche sind die Fleisch-, Milch-, Süßwaren- und Getränkeindustrie, aber auch die Herstellung von Zusatzstoffen wie Vitaminen, Aromen oder Konservierungsmitteln. Im weiteren Sinne gehören auch Verpackungen wie Becher, Folien und Dosen sowie Transportverpackungen aus Glas, Kunststoff, Aluminium zur Lebensmittelindustrie.

Sie umfasst damit ein weites Feld verschiedenster Akteure, darunter sind viele Klein- und mittelständische Betriebe, aber auch Konzerne. Alle müssen die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung erfüllen und sind verpflichtet, bei jedem Geschäftskontakt ein Screening durchzuführen und damit ihre Kunden, Lieferanten und Handelspartner kontinuierlich zu überprüfen – egal, ob die Geschäfte im Binnenmarkt oder international erfolgen.

Komplexe Verflechtungen und die Notwendigkeit aktueller Daten

Die Verpflichtung ist durch den Ukraine-Krieg stark ins Bewusstsein gerückt; sie geht auf die Terroranschläge des 11. Septembers 2001 zurück: Zur Bekämpfung von Terror wurden damals Sanktionslisten eingeführt, Länder der Vereinten Nationen müssen die UN-Resolution 1373/2001 bzw. in Europa die EU-Verordnungen (2580/2001 – 881/2002) umsetzen. Sie verbieten es, terroristischen Organisationen und Einzelpersonen im In- und Ausland jegliche wirtschaftlichen Ressourcen wie Vermögenswerte, Güter oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Sanktionslisten richten sich gegen Staaten, Firmen, Firmengeflechte und Einzelpersonen – verschiedene Staaten und internationale Organisationen geben sie heraus: die USA über das Bureau of Industry and Security (BIS) und das Office of Foreign Assets Control (OFAC), die EU, UN, Kanada, Japan oder Australien.

Die Zahl von Datensätzen, Listen und Updates steigt stetig: 2019 gab es weltweit 30 Listen, 2020 wurden mehr als 600 Updates durchgeführt. Unternehmen der Lebensmittelindustrie stellen mit der Prüfung sicher, dass sie keine Geschäfte mit sanktionierten Parteien machen, sei es durch den Verkauf von Lebensmitteln, den Einkauf von Rohstoffen oder die Zusammenarbeit mit bestimmten Lieferanten. Gleichzeitig gewährleisten sie damit die Lebensmittelsicherheit und schützen Verbraucher vor potenziell schädlichen oder illegalen Produkten.

Eine effiziente und vor allem vollumfängliche Sanktionslistenprüfung ist im Bereich der Lebensmittelindustrie nicht einfach. Denn die Branche verfügt über eine hohe Lieferkettenkomplexität, internationale Geschäftsbeziehungen und eine große Produktdiversität, was eine Vielzahl an Beteiligten bedingt, die alle im Blick behalten werden müssen. Die komplexen Lieferketten umfassen verschiedene Akteure wie Lieferanten, Hersteller, Händler und Distributoren – alle beteiligten Partner entlang der Kette müssen identifiziert und überprüft werden. Da die Lebensmittelindustrie global ausgerichtet ist, bestehen Geschäftsbeziehungen und der Handel von Produkten über Grenzen hinweg: Unternehmen müssen deswegen verschiedene Sanktionslisten berücksichtigen, die relevanten Bestimmungen kennen und einhalten. Und nicht zuletzt dreht sich die Lebensmittelindustrie um eine breite Palette von Produkten, von frischem, über verarbeitetem Lebensmittel, bis hin zu Getränken; darüber hinaus sind Zusatzstoffe und Verpackungen zu berücksichtigen. Sie alle stammen aus verschiedenen Rohstoffen und involvieren wiederum unterschiedlichste Produzenten und Lieferanten, die noch dazu oft wechseln können.

Unternehmen der Lebensmittelindustrie müssen außerdem sicherstellen, stets mit den aktuellen Sanktionslisten zu arbeiten. Diese werden in unregelmäßigen Abständen angepasst. Da die Sanktionslistenprüfung stets auch die Überprüfung sensibler Informationen bedeutet, müssen zudem Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet werden. Hinzu kommt: Ein einmaliger Abgleich zu Beginn einer Zusammenarbeit oder bei der Neuakquise reicht nicht. Unternehmen müssen über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg nachweisen können, dass ihre Partner und Kunden nicht gelistet sind. Unterm Strich können diese Aufgaben in ihrer Komplexität nicht mehr manuell erledigt werden. Betriebe der Branche benötigen deswegen die geeignete Technologie bzw. einen Partner.

Ein Tool für die Sanktionslistenprüfung

Das Tool Domino des Marktführers für Com­pliance-Software, Sapper aus Kempen, hält tagesaktuell gepflegte Listen auf Basis von Veröffentlichungen der US-Behörden und der EU vor. Da die Software bei Aktualisierungen automatisch neue Prüfungen anstößt, können sich Unternehmen sicher sein, über Listungen von Geschäftspartner in Kenntnis gesetzt zu werden. Mit Ad-hoc-Checks können potenzielle Partner noch vor einer sich anbahnenden Zusammenarbeit beim anfänglichen Kontakt oder der Akquise überprüft werden. Geschäftsvorgänge, die im ERP abgebildet werden, werden über die Software zu Beginn des Workflows überwacht – dabei werden die Belege von Prozessschritten wie Angebot, Bestellung und Lieferschein geprüft. Auch das CRM kann hier angebunden werden.

„Prüfungen von Geschäftsvorgängen außerhalb des ERP sind ebenfalls möglich: bei Partnern ohne Stammdaten oder bei Aktivitäten der Geschäftsführung wie Beraterverträgen, Letter of Intent, Vermietung und Verpachtung oder Anlagenverkäufen“, sagt Marie-Helene Wessel, geschäftsführende Gesellschafterin des Familienunternehmens Sapper Institut.
Im internationalen Handel müssen außerdem die internationalen Handelsklauseln Incoterms (International Commercial Terms) berücksichtigt werden. Die Incoterm EXW – Ex Works – besagt, dass ein Verkäufer seine Ware ab Werk verkauft. Gelangt nun der Kunde nach der Abholung auf eine Sanktionsliste, ist der Verkäufer davon unbehelligt. Liefert er dagegen nach Incoterm DAP – Delivered At Place –, muss er sicherstellen, dass der Kunde auch noch beim Empfang der Ware sauber ist. Wichtig ist nicht zuletzt, dass alle Prüfungen, ihre Ergebnisse und der Umgang damit dokumentiert werden.

Geringe Fehlerquote, hohe Geschwindigkeit

Die Vielzahl der erforderlichen Überprüfungen erfordert eine Software mit einer geringen Fehlerquote: Denn durch Fehltreffer werden Geschäftsprozesse blockiert und gerade in der Lebensmittelbranche, wo verderbliche Güter eine zentrale Rolle spielen und Produktion und Transport eng getaktet erfolgen, muss das verhindert werden. Die Fehlerquote des Tools Domino liegt bei 0,1 bis 0,3 Promille. Gleichzeitig bietet es eine hohe Geschwindigkeit und einen Algorithmus, der mit Buchstabendrehern, Hör- und Schreibfehlern umgehen kann und damit auch bei schlechten Listen Treffer liefert.

Die Compliance wird in Deutschland im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen oder durch BAFA und Zoll geprüft. Die Konsequenzen für Unternehmen, die gegen Sanktionsbestimmungen verstoßen, können erheblich sein: Die Strafen reichen bis zu zehn Jahren Freiheitsentzug bei vorsätzlichem Verstoß und Geldstrafen bis zu 500.000 Euro bei fahrlässigem Verstoß. Unternehmen laufen zudem Gefahr, ihren Ruf zu schädigen und ihre Geschäftspartner zu verlieren, wenn sie durch Unachtsamkeit selbst auf einer Sanktionsliste geführt werden.

Fazit

Unternehmen in der Lebensmittelindustrie müssen sicherzustellen, dass sie mit den geltenden Sanktionsbestimmungen in Einklang stehen – das gelingt am einfachsten mit einer entsprechenden Software. Sie durchleuchtet die vielfältigen und komplexen Geschäftsbeziehungen und behindert das dicht getaktete Tagesgeschäft mit verderblichen Produkten so wenig wie möglich.

Autorin: Nadja Müller, freie Texterin und Journalistin

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Das Unternehmen
Seit der Gründung im Jahre 1971 steht der Name Sapper für intensive Forschung und der Suche nach innovativen Lösungen für die Bedürfnisse des Marktes. Das Familienunternehmen aus Kempen ist über die Entwicklung von datenbankbasierten Internet-Plattformen für Vertrieb, Recruitment und Talentmanagement zu seinem heutigen Schwerpunkt auf Software-Lösungen für das Sanktionslisten-Screening sowie für Embargoprüfungen gegen Länder und Produkte gekommen. Rund ein Viertel des jährlichen Umsatzes investiert das Sapper Institut in Forschung, Entwicklung und Verbesserung seiner eigenen innovativen Brain- und Software-Lösungen.
Als Tochter des Firmengründers Hans Anton Sapper ist Marie-Helene Wessel in zweiter Generation als geschäftsführende Gesellschafterin des Familienunternehmens tätig. Sie sammelte erste praktische Berufserfahrung in der Qualitätssicherung eines Pharmakonzerns in Österreich und begleitete Change-Management Prozesse im Trainingsbereich eines deutschen Großunternehmens in Süddeutschland. Marie-Helene Wessel studierte an der Fontys International Business School, Niederlande und der University of Canberra, Australien, Business Administration.